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2025.01.31 コラム

【時間革命】定例業務の効率化から始める、組織活性化のチャンス

 
「時間知覚の変化」というものを感じたことがあるでしょうか。
よくある話としては、「ジャネーの法則」といわれる、
「人生のある時期に感じる時間の長さは年齢の逆数に比例する」という現象が代表例ですね。
いわゆる、「年をとると時間が早く感じる」というものです。

 
また、やり慣れた作業を繰り返していたり、マルチタスクをしたりする場合も、
時間の流れは早く感じるらしいです。
仕事において、目の前のタスクをこなしていたら、あっという間に定時になっていた、
という経験をされる方も、少なくないのではないでしょうか。

 
つまり、一日は長いようで、思ったよりも短い。
あれこれしていたら一日はあっという間で、年々時間は加速していくようにも感じてしまう。
「時間を確保したい!」のに、思うようにことが運ばないと、苛ついてしまうこともあるかもしれません。
会社への提案や、業務改善案を考えたいときなんかは、余計にそうですよね。。。

 
…ところで、その一日のタスクの中に、「名刺作成業務」は含まれているでしょうか。
もしかしたら、本記事をご覧頂くことで、時間の確保のみならず、業務改善の提案をする突破口に
なるかもしれません!

 
例えば、仮に名刺を自社で作成、印刷をしている場合、
制作希望者の要望を受け、名刺版下の作成や名刺デザインの調整をし、
印刷用紙を確保し、テストプリントをしながらプリンターのメンテナンスをし、
そうして名刺が完成し次第、御本人に届ける。
さらに、名刺版下を管理している場合は、その後にも整理の時間が必要となりますよね。
これ、トータルでどのくらいの時間がかかっているでしょうか。
単純な時間のみならず、その人件費、資材費等考慮すると、どのくらいのコストが発生しているでしょうか。

 
もし、名刺制作のフローを外注によって抜本的に改革し、
名刺作成業務に係る時間が今の半分になったら、いかがでしょうか。
自身の時間革命という意味だけではなく、業務改善の機会となり、次のサービス改善の時間創出となる。
そんな未来が見えてきませんか?

 
今回は、名刺良品Bizをご利用頂くことで高まる、時間やリソースの費用対効果について
導入企業様の事例も挙げながらお話します!

 

名刺良品Bizで行っていることとは?

 
名刺良品Bizは、一言でいうと「バックオフィスサービス」を行っております。
言い換えると、「代わりに名刺を作成・管理するサービス」です。

 
具体的には、名刺版下の作成から、印刷・納品、さらには版下の整理・管理までを行います。
ですので、今まで行っていたこれらの業務から開放され、名刺発注に関して行うことは、
「発注書への入力」「校正確認」のみとなります。

 
発注書は、下記のExcelベースのものを、テンプレート確定後に弊社からお送りいたしますが、
氏名や肩書、携帯番号等の個別情報を入力していただくことになります。

また、複数のレイアウトを管理することもできますので、
例えば、部署ごとや会社ごとでデザインが異なっている場合も対応可能です。

 

納品までの速度感

 
名刺良品Bizでは、
通常は午前中のご注文で、最短で当日出荷、翌日午前着となります。

 
発注までの流れをイメージしてみますと、
1名分1箱(100枚)を想定で、
名刺がご入用となった方からの依頼を受け、修正内容含むご注文内容をまとめ、『発注書』へ入力。
弊社にメールにてお送りいただいた後、2,3時間以内を目安に、
名刺版下のデータをお送りいたしますので、そちらの内容をご確認いただく。
その後修正がなければ即印刷、配送手配いたしますので、
連携がスムーズにいけば、「名刺が必要」となってから「納品される」までの速度も最短1日となります。

 

「データ管理」ありで、さらに早く、さらに楽に

 
さらに名刺良品Bizでは「データ管理」オプションがあります。
これは、作成した名刺版下を名前ごとに保管をするサービスですが、
それによって、版下の「増刷」が可能となります。

 
直近で作成した版下にて印刷をいたしますので、
「〇〇さんの名刺を前回と同じ内容で注文」と伝えていただくこともでき、
発注負担の軽減はもちろん、商品単価も抑えることができます。

 
「データ管理」オプションは弊社推奨のオプションではありますが、
例えば部署異動が多かったり、複数デザインを使い分けたりと、
作成する名刺が変動しやすい方には、「増刷」の機会が少なくなり、
コストパフォーマンスが良いものではなくなります。

 
その場合は、「データ管理」をせずに運用することも可能です。

 

「データ管理」なしで、安定化、シンプル化

 
「データ管理」をしないことのメリットとして、作成費の安定が挙げられます。

 
先に書いた通り、「データ管理」がある場合には「増刷」というパターンが生まれます。
大きくは、「新規作成」する場合、「変更印刷」する場合、「増刷」する場合と3パターンがあり、
事前の計算が必要な時や予算を立てる場合にはややこしくもなってしまいます。

 
ですが、「データ管理」無しの場合なら、
1箱あたりの単価が変わらなくなるため、単純計算にて予算を立てやすくなります。

 
それでは次に、名刺良品Bizをご利用いただいてる企業様を例に、数字について考えてみましょう。

 

導入企業にみる金額例

 
弊社サービスをご利用頂いてるAホールディングス社様は、年間に500箱ほどの作成見込みがございました。

 
部署異動や拠点異動が少なくなく、名刺記載の情報が変わりやすいため、「データ管理」オプションは入れずに運用。

 
1箱単価の内訳が「データ入れ替え費」「印刷費」「用紙代」になりますので、
金額は1箱あたり「1,320円(税込)+送料」となります。
送料は、最安値で本日現在「ネコポス:330円(税込)」ですので、
1箱の作成には、「1,650円(税込)」がかかる計算となります。

 
次に、内製したときのコストを考えてみます。

 
今回は、用紙はA-oneの標準的なマルチカードである、「51004」。
プリンターは、EPSONのA3インクジェット複合機 「PX-M7120」を想定します。
こちらのプリンターは、オフィス向きのビジネスプリンターであり、大量印刷にも向いているモデルとなります。
インクジェットなので写真印刷も得意。それでいて印刷コストも抑えられる優秀なプリンターですね。

 
金額としては、マルチカード(用紙代)は、500シート(5000枚)入りで21,736円(税込)。※1
100枚あたりは435円(税込)となります。
プリント代については、シアン・マゼンタ・イエローのインクは、印刷可能数は約4600枚でそれぞれ9,350円、
ブラックは印刷可能枚数は約5800枚で15,290円(税込)となります。※2
 
これを100枚あたりに換算すると、カラーは約200×3円(税込)で、ブラックは約260円(税込)なので、
シート代と合わせて、「1,295円(税込)」となります。
ただし、ここには、プリンターの「本体代(オプションなし):79,200円(税込)」は含んでいません。

 
これらに人件費も加味しますと、
仮に、版下作成や資材発注、プリンター調整や版下管理等、トータルで大体2時間はかかっているとすると、
人件費だけで時給換算約「2,000〜2,500円」が加わる計算になります。(一人で行っていた場合)
一箱作成するのに、合計で「1,295円+2,000円=3,295円」がかかります。

 
名刺良品Bizを利用した場合、プリンター調整やデザイン制作等の時間がなくなる代わりに、
Excel入力と校正確認の時間が必要となりますが、
Excel入力は、「肩書」「氏名」「メールアドレス」等の入力をするのみ、
校正確認は、作成された版下に不備が無いか確認するのみ、となりますので、
所要時間は大幅に軽減されるものと思われます。
長く見積もっても一時間もあれば完了できる内容ですので、
送料込みで一箱は、「1,320円+330円+1000円=2,150円」となります。

 
以上をまとめると次の表となります。

 
名刺良品Bizを利用した場合、人件費も加味した差額としては、
1箱あたり「1,145円」、500箱では「572,500円」のコストダウンが見込めますね!

 
こうして生まれた時間とお金を、業務改善の提案や、次のサービス改善の時間創出にあてられたら、
個人だけではなく会社全体としても、かなりの活性化につながると思いませんか?

 

導入も慎重でOK

 
ここまで、名刺良品Bizを利用することへのメリットを記載してきましたが、
やはり、自製するメリットも色々あります。
目の前で印刷をするため、自社のこだわりを持って調整が可能であったり、
インクジェットインクによる、美しい写真印刷が可能といったことですね。
その他、販促物や資料作成等のプリント用途も兼ねていて、本体代のペイアウトや機能の活用なども考慮するなら
自製も良い選択と思います。

 
それでももし、今回の記事をお読み頂き、名刺良品Biz利用にご興味が湧きましたら、
導入にあたってもう一点、安心していただきたいことがあります!

 
それは、名刺良品Bizでは、「年間契約書」や「受注にあたっての最低作成箱数」、といった、
囲い込みにあたる契約は設けてはいないということ。
つまり、「まずは1箱」というご注文が可能です!
さらに、今なら「お試しキャンペーン!版下作成費無料」も実施中ですので、お試し印刷も可能!!

 
名刺の仕上がり確認はもちろんのこと、発注フローや決済フローについての確認もできます!

 
Aホールディングス社様は、各グループ会社様に展開するまでに、半年間ほど移行期間を設けておられました。
まずはご自身の管轄で発注業務を行い、移行可能なタイミングで全グループ社に展開、という流れですね。

 
まずは実験的にでも問題ございませんので、気になりましたらぜひ、
お問い合わせください^^

 
 
※1:「A-one商品検索;https://www.a-one.co.jp/product/search/」
※2:「エプソンダイレクトショップ;https://shop.epson.jp/」

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